Tạo task và sử dụng Kanban board

1. Module Công việc là gì?

Module Công việc (To-do) là nơi quản lý từng tác vụ cụ thể trong các dự án — theo dạng Kanban board. Đây là cấp độ chi tiết nhất của hệ thống, nơi công việc thực sự được làm và theo dõi tiến độ hàng ngày.

2. Mỗi dự án có một bộ Kanban riêng

Đây là điểm khác biệt quan trọng: không có một bộ cột chung cho toàn hệ thống. Mỗi dự án tự định nghĩa các cột giai đoạn phù hợp với quy trình của mình.

Ví dụ:

• Dự án phát triển phần mềm: Backlog → To Do → In Progress → Code Review → Testing → Done.
• Dự án triển khai khách hàng: Khảo sát → Cấu hình → UAT → Go-live → Bảo hành.
• Dự án marketing: Idea → Drafting → Review → Published.

Toàn hệ thống có thể có đến hàng trăm cột giai đoạn khác nhau giữa các dự án.

3. Tạo một task mới

1. Mở dự án cần tạo task.
2. Bấm + Tạo task tại cột giai đoạn đầu tiên (thường là Backlog/To Do).
3. Nhập tên task rõ ràng, hành động hoá (bắt đầu bằng động từ).
4. Mở chi tiết và điền:
   • Người được giao (có thể nhiều người).
   • Deadline.
   • Mô tả đầy đủ ngữ cảnh, link tài liệu liên quan.
   • Nhãn (Dev, Fix Bugs, Design…).
   • Mức độ ưu tiên.
   • Giờ phân bổ (estimated hours).
5. Lưu để bắt đầu theo dõi.

4. Trạng thái thực thi của task

Ngoài cột Kanban (giai đoạn), mỗi task còn có trạng thái thực thi riêng:

• Đang làm — Đang xử lý.
• Hoàn tất — Đã xong.
• Hủy — Không thực hiện nữa.
• Chờ xử lý — Đang chờ input từ người khác hoặc chờ điều kiện bên ngoài.

Trạng thái này độc lập với cột Kanban, ví dụ: một task có thể đang ở cột "In Progress" nhưng trạng thái là "Chờ xử lý" vì đang chờ feedback từ khách hàng.

5. Mẹo dùng Kanban hiệu quả

• Giới hạn số task trong cột "Đang làm" (WIP limit) — thường 2–3 task/người là tối đa.
• Mỗi task nên có thể hoàn thành trong 1–3 ngày; nếu lâu hơn, cân nhắc chia thành subtask.
• Thường xuyên kéo task qua các cột — tránh để Kanban "đứng yên".